Miten verkostoitua etätapahtumassa?

Vaikka pandemian hellitettyä otettaan olemme päässeet tapaamaan toisiamme taas paikan päällä järjestettävissä tilaisuuksissa, ovat myös erilaiset etätapahtumat, kuten verkossa järjestettävät workshopit, webinaarit ja verkostoitumistilaisuudet, tulleet jäädäkseen. Verkostoituminen, on etätapahtumissakin mahdollista, mutta vaatii oikeanlaista asennetta ja verkossa toteutettujen tapahtumien dynamiikan ymmärtämistä.

Mahdollisuudet (ja haasteet) etätapahtumiin osallistumisessa

Etätapahtumista on paljon hyötyjä. Niissä voi tutustua kansallisesti ja maailmanlaajuisesti ihmisiin, joita ei muuten ikinä tapaisi, sekä saada ajankohtaista tietoa kätevästi kotisohvalta käsin.

Etätapahtumat ovat myös oiva tapa lisätä näkyvyyttä omalla alalla, mikä on hyödyllistä etenkin asiantuntijatyössä. Suomessa piirit ovat usein pienet, ja samat ihmiset osallistuvat samankaltaisiin tapahtumiin. Tästä syystä näkyvyys todennäköisesti parantuu toistuvalla osallistumisella.

Toisaalta luonteva tutustuminen uusiin ihmisiin voi olla etätapahtumissa haastavampaa kuin paikan päällä toteutetuissa tilaisuuksissa. Etätapahtumat ovat myös luonteeltaan usein melko yksisuuntaisia, vailla mahdollisuuksia verkostoitumiseen ja kontaktien luomiseen, joskin enenevissä määrin niissäkin käytetään esimerkiksi äänestyksiä, kyselyitä, chat-toimintoja ja ryhmäkeskusteluita osallistujien aktiivisuuden lisäämiseksi. Aktivoivassakin tapahtumassa keskustelu on kuitenkin erilaista kuin kasvokkain, ja verkon välityksellä tapahtuvasta kommunikaatiosta jää monia sanattoman viestinnän tapoja pois. Myös kynnys esimerkiksi puheenvuoron ottamiseen voi tuntua korkealta, ja on helppoa vain jäädä passiivisesti seuraamaan tapahtumaa.

Etätapahtumaan osallistuessa voi asennoitua siihen, ettei syvemmän suhteen luominen ole välttämättä tarkoituksenakaan, vaan se on tarkoitettu erityisesti uusiin ihmiseen tutustumiseen sekä tiedon välittämiseen, tai sen yhdessä tuottamiseen. Ensimmäinen kontakti on yksinkertaista luoda digitaalisessa ympäristössä, kuten sosiaalisessa mediassa tai etätapahtumassa. Niissä kiinnostaviin ihmisiin voi ottaa yhteyttä matalalla kynnyksellä ja keskustella esimerkiksi tapahtuman chatissa tai pienryhmäkeskusteluissa. Tapahtuman jälkeen jo hieman tuttuun ihmiseen on helpompi ottaa uudestaan yhteyttä, ja pyytää esimerkiksi kahville.

Etätapahtumien järjestämisen arkea

Etätapahtumat, olivatpa ne sitten webinaareja tai verkkokokouksia, passivoivat osallistujia helposti paikan päällä olevia tapahtumia enemmän. Useimmille meistä multitaskaus kokouksen tai koulutuksen aikana on valitettavan tuttua. Olemme myös DigiMESH-hankkeessa huomanneet, että aktivoivista työkaluista ja keskustelua rohkaisevista keinoista huolimatta passiivisten osallistujien määrä on suurehko. Tämä tosin vaihtelee riippuen tilaisuuden koosta ja osallistujista.

Etätapahtumiin ilmoittaudutaan matalalla kynnyksellä, mutta toisaalta poisjättäytyminenkin on helppoa. Nyrkkisääntönä olemme havainneet, että noin puolet ilmoittautuneista jättää osallistumasta. Sama ilmiö vaikuttaa levinneen jossain määrin myös live-tapahtumiin.

Kyse onkin paljolti osallistujan omasta vastuusta eli siitä, millä tavalla hän päättää osallistua etätapahtumaan.

Loppuun olemme keränneet muutamia ideoita ja vinkkejä etätapahtumiseen osallistumiseen. Näistä saattaa löytää paitsi samaistumispintaa, myös kehittymismahdollisuuksia.

Keinot onnistuneeseen etätapahtumaan

• Ennen tapahtumaa on hyvä varmistua käytännön asioista: tietokoneen video ja ääni toimivat, valaistus on sopiva ja kamera noin silmien tasolla. Käytettävää videosovellusta ja sen toimintoja voi testata etukäteen, jos mahdollista. Muista myös ilmoittautuminen.
• Etätapahtumissa osallistujia pyydetään usein esittelemään itsensä joko chat-keskustelussa tai suullisesti. Avuksi on, kun miettii etukäteen, mitä haluaa itsestään kertoa. Esittelyn on hyvä olla lyhyt ja ytimekäs. Chat-esittelyyn kannattaa lisätä linkki LinkedIn -profiiliinsa.
• Lisähyötyä saa, mikäli ottaa etukäteen selvää mukana olevista puhujista, yrityksistä ja tapahtuman aihepiiristä. Tähän voi hyödyntää esimerkiksi yrityksen nettisivuja, puhujien blogeja tai LinkedIn-profiileja sekä perinteistä googletusta.
• Tapahtuman aikana kannattaa olla aktiivinen, vain vuorovaikuttamalla voi verkostoitua. Aktiivisuutta voi osoittaa kysymällä kysymyksiä ja esittämällä relevantteja kommentteja sekä peukuttamalla ja kommentoimalla muiden puheenvuoroja.
• On kuitenkin tärkeää varoa, ettei vie liikaa tilaa muilta osallistujilta tai pidä liian pitkiä monologeja. Muista kunnioitus esiintyjiä ja muita osallistujia kohtaan. Kuuntele myös tapahtuman ohjeistus ja mahdollisesti tapahtumassa käytettävien työkalujen käyttötarkoitus.
• Muista kaikessa verkostoitumisessa tärkeä näkökulma myös etätapahtumissa: ”Miten voin auttaa muita?”
• Aktiivisuutta ja verkostoitumista ei kannata jättää pelkästään etätapahtumaan osallistumiseen, vaan myös jälkityö on tärkeää. Etätapahtumissa tavatuille henkilöille voi lähettää esimerkiksi LinkedIn-kutsun, johon liittää mukaan henkilökohtaisen viestin. Lisäksi voi ehdottaa tapaamista kasvokkain, jos sen kokee sopivaksi. On kuitenkin tärkeää jättää toiselle tilaa kieltäytyä.

Lisää käytännönläheisiä vinkkejä ja ohjeita tulemme kokoamaan digitaalisen verkostoitumisen käsikirjaan, joka valmistuu kesän 2023 aikana. Käsikirja toimii oppaana erityisesti työnhakijoita ohjaaville ammattilaisille, mutta myös työnhakijat itse voivat hyötyä siihen tutustumisesta.

 

Kirjoittajat:

Hanna Kirjavainen, lehtori, sisällöllinen projektipäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu

Janna Peltola, suunnittelija, Turun ammattikorkeakoulu

 

Kuva: Surface / Unsplash