Keinoja lisätä kohtaamisia etätapahtumissa

Digitaalinen verkostoituminen tapahtuu muun muassa webinaareissa ja muissa etätapahtumissa. Koronan myötä tämä puoli verkostoitumisesta on kasvanut merkittävästi. Kuitenkin webinaarit voivat passivoida osallistujia ja niissä voi olla vaikea muodostaa aitoja kohtaamisia. Osallistujien aktivointi vaatiikin erilaisia keinoja etäympäristössä kuin perinteisesti kasvokkain tapahtuvassa kommunikaatiossa. Tästä syystä DigiMESH on halunnut kartoittaa tapoja ja keinoja lisätä verkostoitumista ja aktiivista osallistumista etätapahtumissa.

Olemme neljä sosiaalialan opiskelijaa ja teimme TKI-projektiharjoittelun Turun ammattikorkeakoulun koordinoimalle DigiMESH-hankkeelle. Ryhmästämme kaksi opiskelee Turun ammattikorkeakoulussa ja kaksi ovat vaihto-opiskelijoita Espanjasta ja Tšekeistä. Ryhmämme kansainvälisyys rikasti näkökulmia toimeksiantoomme. Projektiamme varten kartoitimme korkeakoulutettujen digitaaliseen verkostoitumiseen sopivia menetelmiä ja digitaalisia alustoja.

Lisäksi haastattelimme neljää alan ammattilaisia, jotka ovat järjestäneet etätapahtumia ja olleet itsekin osallistujina erilaisissa etätapahtumissa. Haastateltavat työskentelevät niin kolmannella sektorilla kuin julkisellakin sektorilla. Haastateltavat ovat toteuttaneet eri kokoisia ja luonteisia etätapahtumia, pääpaino on kuitenkin ollut enemmän webinaarityyppisissä tapahtumissa. Haastattelut antoivatkin syvempää ymmärrystä digitaalisesta verkostoitumisesta ja sen haasteista.

Aktivointimenetelmät ovat vielä vieraita etätapahtumissa

Haastattelemamme henkilöt pitivät webinaarien järjestämisestä saavutettavuuden ja vähäisten kustannusten vuoksi. Osallistujat voivat osallistua webinaariin paikasta riippumatta ja näin saavutetaan monipuolisempi osallistujajoukko. Suurin osa haastateltavista kuitenkin totesi, että osallistujia voi olla vaikea saada mukaan yhteiseen keskusteluun. Yhteiseen keskusteluun liittyen ohjelmistojen chat-ominaisuus nousi useissa haastatteluissa esille. Chatin kautta voidaan kannustaa osallistujia kertomaan mielipiteensä tai jotain itsestään. Chatin puolta kannattaakin hyödyntää, sillä haastatteluista tuli ilmi, että ihmiset vastaavat matalammalla kynnyksellä chatin kuin mikrofonin kautta. Keskustelu voi käydä vilkkaana chatissä, joten järjestäjän on syytä pitää sitä silmällä, sieltä voidaan nostaa esiin hyviä kysymyksiä ja huomioita. Chatin on huomattu toimivan myös silloin, kun internet-yhteys on heikko.

Useimmat haastateltavistamme eivät olleet käyttäneet varsinaisia aktivoivia menetelmiä verkostoitumista silmällä pitäen. Keskusteluissa tuli esille ”break out” -huoneet, joita on useissa digitaalisissa alustoissa. Huoneiden käyttö sai niin myönteistä kuin kielteisempääkin palautetta. Parhaaksi koettiin, että huoneisiin mentäessä osallistujille annettaisiin selkeä tehtävä, jota keskusteluryhmät voisivat yhdessä paneutua. Pyrimmekin aktivointimenetelmiä kartoittaessamme keräämään niin isoissa kuin pienissäkin ryhmissä toteutettavia menetelmiä. Erilaisista digitaalisista alustoista valitsimme ”valkotaulut”, sillä ne ovat monipuolisia ja helppoja käyttää isommissakin tapahtumissa. Esimerkiksi Padlet on helppokäyttöinen virtuaalinen taulu, johon voi lisätä kuvia, äänitteitä, linkkejä ja kommentteja.

Aktivointimenetelmiä verkostoitumisen tueksi

Aktivointimenetelmiä on monia, mutta alkuun oli haastavaa löytää menetelmiä, jotka on tarkoitettu juuri verkostoitumiselle. Joissain tapauksissa voidaankin ajatella verkostoitumista enemmänkin vuorovaikutuksen edistämisenä, mikä voi pitkällä aikavälillä johtaa verkostojen muodostumiseen.

Verkostoituminen tai vuorovaikutus toteutuu mielestämme luontevimmin yhteisen tekemisen tai määritellyn tehtävän kautta etätilaisuuksissa. Huomasimme, että monet perinteiset verkostoitumismenetelmät voidaan pienellä twistillä muokata sopiviksi etätapahtumille. Alla on esitetty muutama menetelmä ja työkalu aktivointia varten.

• Kuusi ajatteluhattua -menetelmä kannustaa osallistujia keskustelemaan annetusta aiheesta kuudesta eri näkökulmasta: fakta, kauhukuvat, tunteet, luovuus, hyödyt ja prosessi/toiminta. Menetelmä mahdollistaa syvällisemmän keskustelun ennakkoon valitusta aiheesta ja edistää osallistujien vuorovaikutusta ja tutustumista. Joillain digitaalisilla alustoilla on pohja tätä varten, esimerkiksi Mirossa.
• Kahoot! -pelialustan avulla voi aktivoida osallistujia leikillisiin tietokilpailuihin tai kyselyihin. Sen vahvuutena on helppokäyttöisyys ja aktivoivuus, mutta ei mahdollista todellisuudessa vuorovaikutusta muihin osallistujiin.
• Speed networking -menetelmässä on kyse nopeatempoisesta tutustumisesta ja verkostoitumisesta. Osallistujat jaetaan kahden hengen ”break out” -huoneisiin ja annetaan 2–3 minuuttia aikaa tutustua toisiinsa. Osallistujille voidaan antaa valmiiksi kysymykset keskustelun tueksi. Kierrosta jatketaan, kunnes kaikki ovat tutustuneet toisiin. Menetelmän haasteena on samojen ihmisten tapaaminen useampaan kertaan, jos pareja ja parinvaihtoa ei ole pystytty suunnittelemaan ennakkoon, mikä on yleistä verkkomuotoisissa tapahtumissa osallistujamäärien ennakoimattomuuden takia. Speed networking kuitenkin mahdollistaa monien ihmisten tapaamisen lyhyessä ajassa.
• Kalamalja (eng. fishbowl) on keskustelua aktivoiva, osallistujakeskeinen menetelmä. Siinä ryhmä jaetaan sisä- ja ulkopiiriin. Sisäpiiriin kuuluvat keskustelevat annetusta aiheesta, jolloin ulkopiiri kuuntelee ja kirjoittaa muistiinpanoja ylös. Kalamalja parantaa ryhmän keskustelutaitoja ja vaikeampienkin aiheiden ymmärrystä. Menetelmä sopii hyvin sekä etätapahtumiin että kasvotusten tehtäväksi. Isommissa massatapahtumissa vaihtoehtoisesti voidaan jakaa osallistujat useampaan pieneen ”kalamaljaan”.

Sopeutuminen etäverkostoitumiseen vaatii molemminpuolista panostusta

Vertailimme myös kulttuurieroja verkostoitumisessa, sillä ryhmässämme on vaihto-opiskelijoita. Keskustelukulttuuri on yleisesti avoimempaa Espanjassa ja Tšekeissä, ja siellä ”small talk” on luontevampaa kuin Suomessa. Kuitenkin digitaalisessa verkostoitumisessa on samankaltaisia haasteita kuin Suomessakin. Etäympäristöihin on ollut hidasta sopeutua ja keskustelu tietokoneen välityksellä on vaikeampaa kuin kasvotusten.

Haastatteluiden sekä omien havaintojemme perusteella huomasimme, mitä yksinkertaisempi verkostoitumismenetelmä on, sitä parempi. Verkkoympäristössä on kuitenkin paljon potentiaalia. Osallistujat tarvitset järjestäjiltä kannustusta osallistuakseen etätoimintaan. Yksinkertaistamalla jo olemassa olevia aktivoivia menetelmiä voidaan saada aikaan hedelmällistä keskustelua.

 

Teksti:

Essi Puustinen, Zahra Ahmadi, Ana Paterna Sánchez & Andrea Plačková, sosionomikoulutuksen opiskelijat, Turun ammattikorkeakoulu

Janna Peltola, suunnittelija, Turun ammattikorkeakoulu

 

Kuva: Sigmund, Unsplash